Apprenti - Chargé de formation F/H

Le département formation continue et développement des compétences du GHU élabore, met en œuvre et assure le suivi du plan de formation PNM de l’ensemble des professionnels du GHU. Sous la responsabilité de la DRH, en cohérence avec le plan stratégique du GHU, le service formation développe les activités formation, en assure la gestion administrative et financière en lien étroit avec les Directions fonctionnelles et DMU. Il assure également la gestion des dossiers de stage sur l’ensemble des filières métiers. En 2024, le département a enregistré 15 700 départs en formation qui représentent 17 600 jours de formation.

Le département est basé sur le site Cochin-Port Royal et propose des permanences sur chacun des six autres sites.

L’équipe de la formation continue du GHU Centre est composé de 2 responsables formation dont un qui coordonne la formation continue au niveau GHU, 1 adjointe aux responsables formation, 1 chargée de mission, 9 assistants de formation et 5 gestionnaires stage.

MISSIONS PRINCIPALES

Gestion administrative, économique et financière des actions de formation:

· Elaborer/adapter les tableaux de bord de suivi financier:

- des Promotions professionnelles hors APHP

- des stages gratifiés

- des contrats d’apprentissage

· Participer à l’élaboration des procédures du département formation/stage avec l’ensemble de l’équipe

· Exploiter les questionnaires de satisfaction de dispositifs de formation prioritaires

· Utiliser le logiciel HR dans toutes ses fonctionnalités:

- Créer les stages, les sessions de formation, les rattacher au plan de formation, alimenter le catalogue de formation- en ligne

- Gérer les inscriptions, l’imputation sur le compteur CPF, les convocations, la validation des présences, les attestations, clôturer les sessions, enregistrer le paiement des formateurs,

Participation aux activités du service et leur suivi :

· Participer au déploiement des formations en e-learning sur la plateforme FORMAPHP, accompagner les services demandeurs

· Collaborer avec les autres membres de l’équipe formation selon les variations d’activité

· Accompagner les services dans la constitution de leur dossier en vu de l’obtention du label service apprenant

· Gérer et suivre des dispositifs de formation internes

· Participer à des réunions de services et/ou groupes de travail / évènements de communication interne

Communicationet diffusion d’information :

· Diffuser l’offre de formation: intranet, mailing aux cadres ou au public cible

· Alimenter la mise à jour de la documentation

Accueil, information et conseil aux agents:

· Participer à l’accueil physique et téléphonique

· Renseigner et orienter les agents en fonction des demandes (préparations concours, concours, stages, dispositifs spécifiques ANFH), CPF, … et indiquer les interlocuteurs ressources internes (gestion carrière, référent adaptation à l’emploi, Conseiller en RH, …) en fonction des demandes.

· Répondre aux demandes: passeport formation, confirmations d’inscription.

Logistique et bon fonctionnement des activités de formation:

· Réserver les salles pour les actions de formation et anticiper la mise à disposition des moyens nécessaires

· Assurer l’ouverture et la fermeture des salles de formation, accueillir et renseigner intervenants et stagiaires

· Superviser l’installation et l’état des salles de formation, contrôler le bon fonctionnement du matériel.

COMPETENCES TECHNIQUES

- Appétence pour les nouvelles modalités d'apprentissage, plateforme de e learning
- Gestion financière, budgétaire et administrative
- Utiliser les procédures, la règlementation spécifique au domaine d'activité

SOFT SKILLS

- Communication / relations interpersonnelles
- Sens de l'organisation et de l'anticipation,
- Réactivité et rigueur
- Sens du travail en équipe ; coopération, partage d'information
- Sens du service public, implication dans la qualité du service rendu aux professionnels de l'hôpital
- Capacité à travailler en autonomie, rendre compte et alerter sur les points de vigilance

PROFIL RECHERCHE

- Niveau bac+ 3
- Première expérience en ressources humaines/formation continue souhaitée